7.2. Формирование дел - Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Ивановской области г. Иваново

^ 7.2. Формирование дел
7.2.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в согласовании с номенклатурой дел и классификация документов снутри дела.

Дела заводятся в структурных подразделениях сначала календарного года. Формированием дел занимаются работники, ответственные за делопроизводство.

      1. Исполненные 7.2. Формирование дел - Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Ивановской области г. Иваново документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителями работникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях, для формирования их в дела.

Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется управляющим 7.2. Формирование дел - Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Ивановской области г. Иваново структурного подразделения либо исполнителем в согласовании с номенклатурой дел.

Контроль за корректностью формирования дел производит ОГСиКО вместе с работником архива Управления.

      1. При формировании дел нужно соблюдать последующие общие правила:

документы неизменного и временного хранения 7.2. Формирование дел - Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Ивановской области г. Иваново нужно группировать в отдельные дела;

помещать в дело только исполненные, верно оформленные документы в согласовании с заголовками дел по номенклатуре;

группировать в дело документы 1-го календарного года, кроме переходящих дел, личных дел 7.2. Формирование дел - Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Ивановской области г. Иваново;

в дело помещаются все документы, относящиеся к разрешению 1-го вопроса, с приложениями, обозначенными в документах (при отсутствии приложений, обозначенных в документе, на нем должна быть запись об их местонахождении);

факсограммы, телефонограммы помещаются 7.2. Формирование дел - Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Ивановской области г. Иваново в дела на общих основаниях;

в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, липшие экземпляры, черновики;

по объему дело не должно превосходить 250 листов. При наличии в деле нескольких томов индекс 7.2. Формирование дел - Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Ивановской области г. Иваново и заголовок проставляются на каждом томе с добавлением пометки «том 1», «том 2» и т.д.

7.2.4. Документы снутри дела размещаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности, по региональному признаку, в алфавитном порядке либо 7.2. Формирование дел - Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Ивановской области г. Иваново в их сочетании.

В отдельные дела по хронологии, зависимо от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Русской Федерации, актов Правительства Русской Федерации.

Документы коллегиальных органов группируются в два дела: протоколы; и документы 7.2. Формирование дел - Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Ивановской области г. Иваново к заседаниям коллегиального органа.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и в хронологическом порядке с относящимися к ним приложениями. Приказы по основной деятельности группируются раздельно от приказов по личному составу и 7.2. Формирование дел - Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Ивановской области г. Иваново приказов по административно-хозяйственным вопросам.

Протоколы в деле размещаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Положения, аннотации, утвержденные распорядительными документами 7.2. Формирование дел - Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Ивановской области г. Иваново, являются приложениями к ним и группируются вкупе с обозначенными документами. Если они утверждены в качестве самостоятельного документа, то группируются в самостоятельные дела.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются раздельно 7.2. Формирование дел - Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Ивановской области г. Иваново от проектов.

Документы в личных делах размещаются по мере их поступления.

Ведение дел муниципальных служащих осуществляется в согласовании с Положением о индивидуальных данных муниципального штатского служащего Русской Федерации и ведении 7.2. Формирование дел - Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Ивановской области г. Иваново его личного дела, утвержденным Указом Президента Русской Федерации от 30 мая 2005 г. № 609.

Предложения, заявления и жалобы людей по вопросам работы организаций и все документы по их рассмотрению и выполнению группируются раздельно от заявлений 7.2. Формирование дел - Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Ивановской области г. Иваново людей по личным вопросам.

Переписка группируется, обычно, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в прошлом году, документы 7.2. Формирование дел - Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Ивановской области г. Иваново врубаются в дело текущего года с указанием индекса предшествующего года.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в различные дела, то следует подшить нужное количество копий этого 7.2. Формирование дел - Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Ивановской области г. Иваново документа в надлежащие дела с указанием номера дела, в каком подшит подлинник этого документа.

7.2.5. Списки рассылки служебных документов подшиваются в отдельные дела.
^ 7.3. Оформление дел

  1. Дела Управления подлежат оформлению при их заведении и по окончании года 7.2. Формирование дел - Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Ивановской области г. Иваново. Оформление дела – подготовка дела к хранению. Оформление дела содержит в себе комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками ответственными 7.2. Формирование дел - Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Ивановской области г. Иваново за делопроизводство в структурных подразделениях, либо исполнителями структурных подразделений при методической помощи и под контролем архива Управления.

  2. Зависимо от сроков хранения проводится полное либо частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела неизменного 7.2. Формирование дел - Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Ивановской области г. Иваново, временного (выше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предугадывает:

оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;

нумерацию листов в деле;

составление внутренней описи документов дела;

составление заверительной надписи дела;

подшивку либо 7.2. Формирование дел - Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Ивановской области г. Иваново переплет дела;

внесение нужных уточнений в реквизиты обложки дела.

      1. Обложка неизменного либо временного (выше 10 лет) дела делается из твердого картона форматом С4 (230 х 320 мм) и оформляется по установленной форме (приложение 7.2. Формирование дел - Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Ивановской области г. Иваново № 26). На обложке дела указываются реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела, дата дела (тома), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке 7.2. Формирование дел - Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Ивановской области г. Иваново дела, оформляются последующим образом: наименование Управления указывается на сто процентов, в именительном падеже; наименование структурного подразделения указывается в согласовании с утвержденной структурой; индекс и заголовок дела переносятся из номенклатуры дел Управления; дата дела 7.2. Формирование дел - Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Ивановской области г. Иваново – указывается на начало заведения и окончания документов в деле.

При всем этом число и год обозначаются арабскими цифрами, а заглавие месяца пишется прописью.

Для дел с приказами (протоколами и т.п 7.2. Формирование дел - Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Ивановской области г. Иваново.) датой начала дела считается дата подписания (утверждения) самого ранешнего документа, а датой окончания – дата подписания (утверждения) самого позднего документа. Для дел, содержащих переписку, датой начала дела считается дата регистрации первого входящего (исходящего 7.2. Формирование дел - Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Ивановской области г. Иваново) документа, а датой окончания – дата регистрации самого позднего входящего (исходящего) документа.

Если делом является журнальчик приказов, распоряжений либо журнальчик учета тех либо других документов, то датой журнальчика будут календарные даты первой и последней 7.2. Формирование дел - Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Ивановской области г. Иваново записи в журнальчике.

Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

Если в деле имеются отдельные документы за более ранешние годы, на его обложке под последними 7.2. Формирование дел - Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Ивановской области г. Иваново датами делается обмолвка: «Имеются документы за – годы».

Количество листов в деле проставляется на основании заверительной надписи. Запись о сроке хранения дела переносится на обложку дела из номенклатуры дел Управления. На делах неизменного 7.2. Формирование дел - Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Ивановской области г. Иваново хранения пишется: «Хранить постоянно». При внедрении в действие новых перечней документов со сроками хранения старенькые записи о сроках хранения перечеркиваются и указываются новые данные.

На обложке дела оставляется место 7.2. Формирование дел - Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Ивановской области г. Иваново для двойного архивного штампа, левая часть которого заполняется в архиве Управления (приложение № 26), а правая – в Муниципальном архиве Ивановской области. Штамп проставляется на лицевой стороне обложки в нижнем левом и верхнем правом углах 7.2. Формирование дел - Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Ивановской области г. Иваново соответственно.

При оформлении обложки дела надписи должны быть выполнены разборчиво, без сокращений, чернилами, пастой либо тушью темного (голубого) цвета.

7.3.4. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы 7.2. Формирование дел - Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Ивановской области г. Иваново его, не считая листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, обычным карандашом либо нумератором. Внедрение чернил и цветных 7.2. Формирование дел - Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Ивановской области г. Иваново карандашей для нумерации листов воспрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются раздельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому раздельно.

Фото, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные документы, представляющие 7.2. Формирование дел - Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Ивановской области г. Иваново самостоятельные листы в деле, нумеруются на обратной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При всем этом лист хоть какого формата, подшитый за один край 7.2. Формирование дел - Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Ивановской области г. Иваново, нумеруется как один лист: лист, сложенный и подшитый по извиву, нумеруется как два самостоятельных листа.

Лист с наклеенными документами (нарезками, выписками, фото и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу одним краем 7.2. Формирование дел - Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Ивановской области г. Иваново подклеены другие документы (нарезки, вставки и т.п.), то каждый документ нумеруется раздельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются так: поначалу конверт, а потом еще одним номером каждое вложение в конверте 7.2. Формирование дел - Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Ивановской области г. Иваново.

В случае обнаружения огромного числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация, при всем этом старенькый номер зачеркивается и рядом проставляется новый номер листа.

При наличии отдельных ошибок в нумерации 7.2. Формирование дел - Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Ивановской области г. Иваново листов в делах допускается употребление литерных номеров листов (к примеру, 10а, 106 и т.д.).

7.3.5. Документы, подшитые в дело, вносятся во внутреннюю опись (приложение № 27). Опись содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их 7.2. Формирование дел - Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Ивановской области г. Иваново индексах (регистрационных номерах), датах, заголовках и номерах листов дела, на которых размещен каждый документ.

По окончании ведения дела в конце внутренней описи составляется итоговая запись (приложение № 27) с указанием (цифрами и 7.2. Формирование дел - Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Ивановской области г. Иваново прописью) количества внесенных в нее документов и количества листов внутренней описи. Итоговая запись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подшивается сначала дела.

7.3.6. Для 7.2. Формирование дел - Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Ивановской области г. Иваново учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела.

Заверительная надпись составляется в конце дела на отдельном листе-заверителе дела (приложение № 28), в журнальчиках – на обратной 7.2. Формирование дел - Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Ивановской области г. Иваново стороне последнего незапятнанного листа. Воспрещается выносить заверительную надпись на обложку дела либо незапятнанный оборот листа последнего документа.

В заверительной надписи дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и количество листов внутренней описи. По 7.2. Формирование дел - Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Ивановской области г. Иваново мере надобности оговариваются особенности нумерации документов дела: наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров; номера листов с наклеенными фото, документами, нарезками из газет; номера крупноформатных листов; номера конвертов с 7.2. Формирование дел - Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Ивановской области г. Иваново вложениями и количество вложенных в их листов.

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

  1. Документы, составляющие дело, подшиваются крепкими нитками (шнуром) на четыре прокола с учетом 7.2. Формирование дел - Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Ивановской области г. Иваново способности свободного чтения текста всех документов, их реквизитов, виз и резолюций на их. При подготовке дел к подшивке железные предметы (скрепки, булавки и т.п.) из документов удаляются.

  2. Все следующие конфигурации в составе и 7.2. Формирование дел - Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Ивановской области г. Иваново состоянии дела (повреждения, подмена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответственный акт.

  3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному 7.2. Формирование дел - Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента в Ивановской области г. Иваново оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не изменять классификацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.





712-direktor-gimnazii-ustav-municipalnogo-obsheobrazovatelnogo-uchrezhdeniya-gimnazii-5-goroda-kizila.html
712-ulichno-dorozhnaya-set-generalnij-plan-municipalnogo-obrazovaniya-selskoe-poselenie-leushi.html
712trebovaniya-bezopasnosti-i-ohrani-truda-pri-rabote-v-laboratoriyah.html